1.在公文內容或推薦出國學生名冊中敘明出國原因是研究、進修、實習、訪問等事由，因為役男出境處理辦法中有明定研究或進修同一學程是不能超過2次，所以必須做相關查核。
2.推薦出國學生名冊請學生填寫護照號碼，因為在實務作業上，常發生護照影本模糊不清或未檢附的狀況，導致作業困難。
3.交換學生或者雙聯學制請於備考欄註記,因為出國交換學生時間為一年,雙聯學制時間為兩年。