請先完成學生出境申請表相關程序。主辦單位請於出國前一個月就進行相關發文程序。

國立中山大學　函 (範例)

主旨：本校X學院XX學系學士班學生OOO(學號 ：BXXXXXXXXX)因課程研究需要將赴國外大學進修/研究/交流，請惠 予協助辦理役男出國事宜，請查照惠復。

說明：

一、XX單位核定O生赴A國 XX大學研究進修。日期從11X年X月X日至11O年O月O日。

二、隨函檢附XX大學核定名冊、O生護照影本及本校具役男身 分因奉派或推薦出國學生資料表各1份。

附件：
附件1：相關證明核定公文-OOO.pdf、
附件2：護照-OOO.pdf、
附件3：具有役男身分因奉派或推薦出國學生資料表-OOO.pdf

正本：XX市政府 (O生戶籍地市政府)
副本：XX學系